PENGEMBANGAN KEPUTUSAN DAN LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN

8.1 Manajer & Keputusan

PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

Perencanaan dan pengendalian merupakan aktivitas-aktivitas fundamental yang biasa dilakukan oleh seluruh manajer. Setelah manajemen menetapkan tujuan- tujuan umum, maka manajemen akan berupaya mencapai tujuan tersebut melalui pengambilan keputusan sehari-hari.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Konstribusi utama seorang manager kepada perusahaan adalah pengambilan keputusan. Ada enam tahap sistematis yang biasanya dilakukan oleh seorang manager ketika mengambil keputusan dan kontrol dalam organisasi. Dalam suatu organisasi, aktifitas pengambilan keputusan dapat dikelompokkan menjadi tingkatan-tingkatan yang berbeda dan setiap tingkatan mempunyai sistem informasi yang berbeda pula. Tingkatan – tingkatan ini adalah perencanaan strategik, oengendalian manajemen, dan pengendalian oprasional

1 . Mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah

Merupakan bagian paling sulit dari proses pengambilan keputusan. Alasannya manajer seringkali sulit membedakan masalah itu sendiri dengan gejala-gejala dari suatu masalah.

2. Menentukan alternative masalah

Pemilihan tindakan tertentu oleh manajer. Agar manajer dapat membuat pilihan yang tepat, penting baginya untuk mengetahui setiap alternative tindakan yang tersedia.

3. Mengevaluasi alternative

Setelah alternative dianggap layak, manajer harus mengevaluasi keunggulan-keunggulan relative dari setiap alternative. Suatu kerangka kerja yang bermanfaat dalam mengevaluasi berbagai alternative adalah pendekatan manfaat-biaya ( Cost Benefit Approach)

4. Memilih alternative terbaik

Pemilihan alternative terbaik merupakan bagian paling mudah dalam proses pengambilan keputusan.Untuk memilih alternative terbaik, 2 hal yang harus dilakukan manajer :

PERANGKAT LUNAK UNTUK MENGAMBIL KEPUTUSAN 

Perangkat lunak komputer telah dikembangkan untuk membantu manager dalam pengambilan keputusan. Perangkat lunak database membantu manager untuk mengumpulkan informasi yg relevan 
untuk suatu keputusan dan memungkinkan manager untuk melakukan kueri terstruktur atas informasi

dalam database. Perangkat luanak pendukung keputusan dan perangkat lunak sistem ahli menyediakan bantuan dalam melakukan perhitungan dan menyediakan saran-saran ahli mengenai keputusan managemen tertentu.

8.2 Pelaporan Kepada Manajemen

Dalam sistem informasi akuntansi manajerial, informasi mengalir dalam dua arah. Arus dari puncak ke bawah berasal dari kejadian yang terjadi pada tingkatan manajemen puncak. Kejadian tersebut dicatat, dibuatkan kesimpulan dan kepada disampaikan tingkatan manajemen yang lebih rendah. Misalkan anggaran belanja periodik, yang memberikan para manajer pernyataan kuantitatif mengenai rencana organisasi. Sedangkan arus dari bawah ke atas, berawal dari kejadian yang berlangsung pada tingkatan manajemen yang lebih rendah dalam struktur organisasi dan dilaporkan pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi dalam bentuk laporan pertanggung jawaban.

Pemrosesan File dan Konsep Manajemen Data

Sebuah file merupakan sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa, hingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh kembali apabila dibutuhkan atau untuk penggunaan selanjutnya.

Digolongkan menurut teknik penyimpanannya, file dapat berupa file manual dan file komputer. File manual menyimpan informasi yang dapat diperoleh kembali, dibaca dan digunakan oleh manusia. Sedangkan file komputer menyimpan informasi yang tidak dapat diperoleh kembali oleh manusia tanpa bantuan pemrosesan komputer.

File manual sebagian besar menggunakan filing cabinet sebagai sarana penyimpanan. Namun apapun bentuk sarana penyimpanannya, file manual menggunakan metode yang sama untuk menyusun rekaman yang ada di dalamnya.

Menurut jenisnya file komputer terbagi menjadi :

- File Master

- File Transaksi

- File Cadangan (backup)

- File Arsip

- File Kasar (Scratch File)

Sistem akuntansi yang memakai komputer secara rutin menggunakan prosedur tertentu saat memproses file komputer. Operasi yang lazim pada file komputer yaitu memperbarui (update), memelihara, mengurutkan (sortir) dan menggabungkan (merge). 

Untuk mengelola data digunakan suatu sistem perangkat lunak yang disebut Sistem Manajemen Database (SMD) yang merupakan seperangkat program komputer yang mengendalikan akses kepada database yang dilakukan oleh pengguna dan program aplikasi. Sistem ini memisahkan cara data secara fisik disimpan pada sarana penyimpan sekunder. SMD tidak hanya mengelola data itu sendiri tetapi juga hubungan antar data. Setiap apliksi perangkat lunak SMD mengasumsikan suatu model struktural untuk data. Model struktural yang lazim adalah struktur pohon, jaringan, dan relasional.

  

1. Jenis-jenis laporan 

Laporan perencanaan umumnya berbentuk anggaran dan bermanfaat untuk membantu manajer dalam mengalokasikan dan memperoleh sumber daya untuk operasi perusahaan dimasa yang akan datang. Laporan pengendalian membantu manajer meyakinkan dirinya bahwa operasi berjalan sesuai rencana.Laporan operasional berfokus pada keadaan operasi sekarang dalam perusahaan. Tujuannya utamanya adalah untuk membantu individu-individu dalam melakukan aktivitas operasional sehari-hari.

2. Sistem Pelaporan Keuangan dan Biaya

Sistem ini berfokus pada pembuatan atau penyajian laporan-laporan tradisional, yaitu laporan laba rugi, laporan posisi keuangan. Terdapat 2 jenis sistem akuntansi biaya yaitu: sistem biaya atas order kerja dan sistem biaya atas proses.

3. Sistem Pelaporan Akuntansi Pertanggung jawaban

Menyatakan bahwa seluruh kejadian dalam lingkungan perusahaan dapat ditelusuri ke pertanggung jawaban individu tertentu. Sistem akuntansi pertanggungjawaban biasanya mampu mengalokasikan biaya ke pusat-pusat pertanggungjawaban yg relevan.

4. Sistem Pelaporan Profitabilitas

Pelaporan ini tidak hanya bermanfaat sebagai alat bantu dalam melakukan evaluasi. Disamping itu, pelaporan profitabilitas memiliki keunggulan yaitu memberi pandangan kepada masing-masing manajer mengenai konstribusi unit-unit organisasi terhadap laba perusahaan secara keseluruhan.

BAB 7 PENGEMVBANGAN SURVEI

Analisis Sistem

Analisis sistem bertanggung jawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi sistem. Analisis sistem bekerjasama dengan pemakai untuk mendefinisikan kebutuhan informasi spesifik mereka. Kebutuhan-kebutuhan tersebut kemudian dikomunikasikan ke fungsi perancangan sistem. Terdapat empat tahap atau langkah umum dalam analisis sistem, yaitu:

1.        Survei sistem berjalan

2.        Mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai

3.        Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai

4.        Penyajian laporan analisis sistem.

Perancangan (Desain) Sistem

Perancangan sistem merupakan formulasi spesifikasi rinci dari sistem yang diusulkan. Terdapat tiga tahap atau langkah umum dalam perancangan sistem, yaitu:

1.        Evaluasi rancangan alternative dari sistem yang diusulkan

2.        Penyajian spesifikasi rancangan rinci

3.        Penyajian laporan perancangan sistem

Implementasi

Implementasi terjadi manakala sistem terbaru telah terpasang dan berjalan di dalam peralatan komputer. Seringkali sistem baru membutuhkan pengubahan atau pemutusan operasi dari sistem yang lama. Secara umum, harus ada rencana formal untuk implementasi. Jika sistem telah diimplementasikan, harus ada tindak lanjut resmi dan evaluasi sistem baru dan harus mencakup komentar pemakai.

Standar Dokumentasi

Standar dokumentasi menunjukkan kebutuhan dokumentasi yang harus dikembangkan  selama proyek pengembangan sistem. Sebagian besar organisasi besar membuat standar pengembangan sistem formal untuk menampung isu-isu seperti metode yang harus digunakan, dokumentasi, akutansi proyek, pelaporan kemajuan kerja, dan prosedur-prosedur penelahan. Keberadaan standar-standar dokumen yang mengatur pengembangan sistem, menunjukkan bahwa rencana organisasi dan metode, pengukuran, dan catatan-catatan yang berkaitan telah disiapkan untuk meyakinkan adanya pengendalian. Tabel 7.2 menunjukkan jenis-jenis dokumentasi yang dapat dihasilkan dari setiap tahap atau fase pengembangan sistem.

Tabel7.2.

Dokumentasi dalam Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Fase/Tahap	Dokumentasi
Perencanaan dan analisis sistem	Studi kelayakan Diagram alur logika Kamus data Spesifikasi pemakai Desain konseptual
Desain sistem	Laporan desain sistem Bagan alur Tabel keputusan Gambaran program Manual kerja (operasi) Gambaran arsip Prosedur masukan data
Implementasi dan evaluasi	Rencana konversi (pengubahan)
Pengendalian sistem	Rencana pengujian Jadwal operasi
Audit sistem dan ulasan	Rencana audit Komentar pemakai

 

Bagan alur dan tabel keputusan, dapat digunakan untuk mengilustrasikan perancangan sistem yang rinci.

Deskripsi program, dokumen ini harus memuat deskripsi naratif mengenai program-program, bagan arus program, daftar sumber program, dan deskripsi yang jelas mengenai format data yang digunakan dan output yang dihasilkan.

Prosedur-prosedur operasi;manual operasi. Manual operasi adalah kumpulan dokumen yang berkaitan dengan prosedur-prosedur operasi mencakup aplikasi-aplikasi tertentu, yang memberikan deskripsi sistem aplikasi, program rinci, dan instruksi-instruksi operasi rinci.

Deskripsi file;prosedur-prosedur memasukkan data. Pos-pos yang bersifat deskripsi ini mencakup penyajian instruksi-instruksi untuk pemakai,klerk memasukkan data, personel operasi komputer, dan orang-orang lainnya yang terlibat dengan operasi sistem. Dokumen-dokumen ini terutama berbentuk naratif, harus jelas dan ringkas.

Rencana pengubahan (konversi), pengubahan sistem baru mencakup bentuk-bentuk pemotongan atau penggandaan aktivitas pemrosesan. Gambar 7.3 memberikan tiga kemungkinan strategi pengubahan.

Rencana pengujian, dokumen ini harus memspesifikasikan rencana pengujian, hakekat data pengujian, dan iktisar hasil pengujian.

Skedul operasi dan perawatan, dokumen-dokumen ini harus berhubungan dengan skedul yang digunakan di dalam fasilitas pemrosesan data organisasi

Rencana audit, dokumen ini harus menspesifikasikan hakekat setiap audit yang akan dilakukan untuk mengevaluasi operasi sistem.

Gambar 7.3.

Strategi Pengubahan/Konversi

 

Pemrograman Terstruktur

Pemrograman terstruktur adalah konsep yang berkaitan dengan gaya pemrograman umum dalam sebagian besar format abstraknya merupakan jenis dari logikan simbolis yang berkaitan dengan ketepatan dan perancangan atas bawah (top-down) dan filosofi perbaikan berkesinambungan.

Sebagai pengembangan sistem, SP meliputi pengembangan standar-standar rancangan program yang menspesifikasikan bagaimana para pemrogam harus menggunakan bahasa pemrograman, pedoman gaya pemrograman, dan bagaimana program-program dirancang secara memadai.

Computer-Aided Software Engineering (CASE)

CASE merupakan proses yang menggunakan teknologi perangkat lunak komputer yang menunjang bidang rekayasa otomatis untuk mengembangkan dan memelihara perangkat lunak. CASE ditujukan untuk meningkatkan produktivitas, memperbaiki kualitas perangkat lunak melalui perbaikan standar dan analisis,  dan mengurangi biaya pengembangan, dokumentasi, dan pemeliharaan perangkat lunak.

Gambar 7.4.

Computer-Adied Software Engineering (CASE)

TEKNOLOGI BERORIENTASI OBJEK

Dalam melakukan pemecahan masalah Object Oriented Programming tidak memandang bagaimana cara memecahkan suatu masalah secara terstruktur, melainakn bagaimana suatu masalah itu dapat diselesaikan dengan menentukan objek-objek apa saja yang dapat memecahkan masalah tersebut.

Pemrograman berorientasi objek (Inggris: object-oriented programming disingkat OOP) merupakan paradigma pemrograman yang berorientasikan kepada objek. Semua data dan fungsi di dalam paradigma ini dibungkus dalam kelas-kelas atau objek-objek. Bandingkan dengan logika pemrograman terstruktur. Setiap objek dapat menerima pesan, memproses data, dan mengirim pesan ke objek lainnya.

Model data berorientasi objek dikatakan dapat memberi fleksibilitas yang lebih, kemudahan mengubah program, dan digunakan luas dalam teknik piranti lunak skala besar. Lebih jauh lagi, pendukung OOP mengklaim bahwa OOP lebih mudah dipelajari bagi pemula dibanding dengan pendekatan sebelumnya, dan pendekatan OOP lebih mudah dikembangkan dan dirawat.

Object and Class

Object, yang konkrit atau tidak, adalah segala sesuatu di sekitar kita. Objek-objek yang menyusun dunia ini. Amir, Ali dan Andi adalah contoh objek dari class manusia. Object mempunyai attribute dan operation. Attribute dari object diatas adalah umur, tinggi, berat dan sebagainya. Sedangkan operation dari object diatas adalah makan, minum, tidur, membaca dan sebagainya.
Class adalah sebuah kategori dari objek-objek yang mempunyai attribute dan operation yang sama.

Abstraction

Abstraction secara sederhana dikatakan filter property objek-objek dan operasi. Tipe yang berbeda dari persoalan memerlukan nilai informasi yang berbeda, sehingga hanya atribut-atribut dan operasi yang diperlukan saja yang didefinisikan. Metode ini dikenal dengan istilah abstraction dari suatu objek.

Inheritance

Object adalah instance suatu kelas, maka object mempunyai semua karakteristik dari suatu kelas. Atribut dan operasi yang ditentukan dalam class akan ter-inheritance ke masing-masing object dalam kelas tersebut.Class dapat juga mewarisi sifat-sifat class lainnya. Washing machine, regrigenerator, microwave ovens, radio, televisi adalah class peralatan listrik, mereka mewarisi atributdari class peralatan misalnya type, dan mewarisi operasi misalnya turn on dan turn off.

Polymorphism

Kadang-kadang sebuah operasi mempunyai nama yang sama pada class yang berbeda. Sebagai contoh, membuka jendela, membuka pintu, membuka surat kabar, membuka percakapan. Dalam masing-masing persoalan dapat dilakukan operasi yang berbeda-beda. Misalnya, suatu operasi dengan nama yang sama, tetapi jika dikenakan pada objek yang berbeda akan mengakibatkan operasi yang berbeda.

Encapsulation

Ketika seseorang menonton televisi, biasanya seseorang tersebut tidak memperhatikan tentang kompleksitas rangkaian elektronika yang ada di dalamnya, mereka tidak memperdulikan bagaimana rangkaian elektronika itu bekerja, mereka hanya memperhatikan tombol-tombol apa saja yang bisa digunakan untuk mengoperasikannya. Konsep ini dikenal dengan istilah encapsulation.

Rangkuman

Pengembangan sistem adalah proses memodifikasi atau mengubah bagian keseluruhan sistem informasi. Siklus hidup sistem mencakup tiga tahap utama: perencanaan dan analisis, perancangan (desain), dan implementasi. Dari sudut pandang sipembuat, keseluruhan proses harus difungsikan di dalam perlindungan pengendalian manajemen. Ini berarti bahwa setiap tahap harus membuat dokumentasi yang mencukupi untuk ditelaah dan disetujui oleh manajemen. Setiap tahap pengembangan menghasilkan jenis-jenis dokumentasi yang spesifik. Standar-standar dokumentasi dapat diselenggarakan dengan menetapkan standar dan praktek-praktek dokumentasi perusahaan untuk pengembangan secara eksplisit. Produktivitas analis/pemrogam dapat diperkuat dengan menggunakan praktek-praktek pengembangan sistem terstruktur.

Latihan

1.        Sebutkan dan jelaskan tahap-tahap siklus hidup pengembangan sistem.

2.        Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis dokumentasi dalam setiap fase/tahap pengembangan sistem

3.        Apakah yang dimaksud dengan pemrograman terstruktur?

4.        Apakah yang dimaksud dengan CASE?

5.        Sebutkan enam peralatan CASE

6.        Gambarkan pendekatan prototyping untuk pengembangan sistem.

JAWABAN:

1.

 

2. Bagan alur dan tabel keputusan, dapat digunakan untuk mengilustrasikan perancangan sistem yang rinci.

Deskripsi program, dokumen ini harus memuat deskripsi naratif mengenai program-program, bagan arus program, daftar sumber program, dan deskripsi yang jelas mengenai format data yang digunakan dan output yang dihasilkan.

Prosedur-prosedur operasi;manual operasi. Manual operasi adalah kumpulan dokumen yang berkaitan dengan prosedur-prosedur operasi mencakup aplikasi-aplikasi tertentu, yang memberikan deskripsi sistem aplikasi, program rinci, dan instruksi-instruksi operasi rinci.

Deskripsi file;prosedur-prosedur memasukkan data. Pos-pos yang bersifat deskripsi ini mencakup penyajian instruksi-instruksi untuk pemakai,klerk memasukkan data, personel operasi komputer, dan orang-orang lainnya yang terlibat dengan operasi sistem. Dokumen-dokumen ini terutama berbentuk naratif, harus jelas dan ringkas.

Rencana pengubahan (konversi), pengubahan sistem baru mencakup bentuk-bentuk pemotongan atau penggandaan aktivitas pemrosesan. Gambar 7.3 memberikan tiga kemungkinan strategi pengubahan.

Rencana pengujian, dokumen ini harus memspesifikasikan rencana pengujian, hakekat data pengujian, dan iktisar hasil pengujian.

Skedul operasi dan perawatan, dokumen-dokumen ini harus berhubungan dengan skedul yang digunakan di dalam fasilitas pemrosesan data organisasi

Rencana audit, dokumen ini harus menspesifikasikan hakekat setiap audit yang akan dilakukan untuk mengevaluasi operasi sistem.

3. Pemrograman terstruktur adalah konsep yang berkaitan dengan gaya pemrograman umum dalam sebagian besar format abstraknya merupakan jenis dari logikan simbolis yang berkaitan dengan ketepatan dan perancangan atas bawah (top-down) dan filosofi perbaikan berkesinambungan.

4. CASE merupakan proses yang menggunakan teknologi perangkat lunak komputer yang menunjang bidang rekayasa otomatis untuk mengembangkan dan memelihara perangkat lunak. CASE ditujukan untuk meningkatkan produktivitas, memperbaiki kualitas perangkat lunak melalui perbaikan standar dan analisis,  dan mengurangi biaya pengembangan, dokumentasi, dan pemeliharaan perangkat lunak.

5. Enam peralatan case:

 

6.